Hoy vamos a salirnos un poco de mis entradas sobre WordPress para hablar de algo distinto. En concreto, vamos a ver como crear un panel de facturación usando Google Data Studio.
Vamos a ponernos en contexto. Yo soy un desarrollador wordpress autónomo, y siempre he usado una herramienta propia de facturación. Creaba mis facturas, mis clientes, las enviaba, etc. Pero echaba en falta tener un desglose por clientes, ingresos por meses.
Además, uso Toggl para controlar las horas que dedico a cada cliente. Y otra cosa que necesitaba era relacionar horas trabajadas con facturación para detectar que clientes me resultan más rentables.
Esto lo podría programar yo, pero requeriría de un tiempo alto de desarrollo (incluso ahora, con tanta herramienta de generación de código). Y aquí entra Google Data Studio
¿Qué es Google Data Studio? Pues en esencia, es una herramienta a la que le puedes definir fuentes de entradas y después usar estas fuentes para crear paneles de control con información visual que se pueda ver de forma sencilla y cómoda.
¿Cómo hacer esto? Pues vamos a verlo.
Data Studio: Entrada de datos
Vamos a ponernos manos a la obra. Lo primero sería entrar en Google Data Studio. Nos pedirá autenticarnos con una cuenta de Google y una vez dentro pues veremos la siguiente pantalla:
Aquí tenemos dos pestañas importantes. Informes y Fuentes de datos. Los informes son las pantallas que crearemos para visualizar información. Y las fuentes de datos es de donde sacaremos la información. Aclarar primero que las fuentes de datos pueden ser globales (pueden ser usadas por cualquier informe) o específicas (dependientes de un único informe). En este segundo caso, no las veremos aquí.
Para lo que queremos el proceso será crear dos fuentes de datos. Una, las facturas. Otra, el registro de horas. Y después un informe a partir de dichas fuentes de datos.
En este artículo, de momento, solo vamos a hacer la parte de cargar las facturas. Más adelante veremos el registro de horas. Bueno, pues pongámonos manos a la obra
Creando una hoja de datos
Lo primero que necesitaremos es una hoja de cálculo en Google Sheet donde tendremos nuestra lista de facturas. Si usáis alguna herramienta de facturación, tendréis una opción de exportar a un fichero csv o excel. Yo, para este ejemplo, voy a usar un fichero csv de pruebas con datos ficticios, que podéis descargar aquí.
Creamos un documento de Google Sheet, copiamos los datos y ya tenemos para empezar. Voy a añadir unas columnas auto calculadas que nos vendrán bien.
En H1, añadimos IVA, y en H2 la fórmula: =ARRAYFORMULA(IF(ISBLANK(E2:E); «»;E2:E*F2:F/100))
En I1, añadimos Retención, y en I2 la fórmula: =ARRAYFORMULA(IF(ISBLANK(E2:E); «»;E2:E*G2:G/100))
En J1, añadimos Total, y en J2 la fórmula: =ARRAYFORMULA(IF(ISBLANK(E2:E); «»; E2:E+H2:H-I2:I))
Es bastante probable que ya tengáis estas columnas si habéis exportado desde un csv. Pero he preferido hacerlas así, para estar seguro de que los datos son coherentes. Además, yo en mi caso estoy rellenando este Google Sheet a mano, por lo que así reduzco la posibilidad de errores.
Pero en vuestro caso, lo más seguro es que ya tengáis las columnas de IVA, Retención y el Total.
Por otra parte, no os preocupéis si el csv que haya generado vuestra herramienta de facturación tiene los campos en otro orden, no pasa nada. Cuando nos vayamos a Google Data Studio se seleccionarán las columnas por la cabecera, no por la posición exacta.
Últimos retoques
Ahora voy a añadir otras dos columnas, que nos serán de utilidad para filtrar por trimestres y meses en Data Studio. Lo hago en el Google Sheet porque resulta más fácil hacerlo aquí. Así que añado dos columnas más.
Trimestre, con la fórmula:
=ARRAYFORMULA(IF(ISBLANK(A2:A); «»; «T» & INT((MONTH(A2:A)-1)/3)+1))
Mes, con la fórmula:
=ARRAYFORMULA(IF(ISBLANK(A2:A); «»; INT((MONTH(A2:A)))))
Con esto, ya tenemos nuestros datos de facturación listos para conectarlos a Data Studio
Conectando Google Sheets y Data Studio
Pues llegados aquí, ya podemos conectar los datos con Google Data Studio. Vamos a crear una fuente de datos global. Para ello, nos vamos a «Fuentes de datos» y le damos al botón de «Crear fuente de datos»
Aquí tenemos un buen montón de fuentes de datos. Podéis ver que hay conectores para los servicios principales de Google y además, hay más de 1000 «Partner Connectors», para conectar con servicios de terceros.
De momento, vamos a conectar con el Google Sheet que hemos creado. Esta opción también nos valdrá si queremos usar datos específicos propios, pues suele ser bastante sencillo exportarlos a csv y de ahí a Google Sheet. Que es lo que justamente estamos haciendo.
Al seleccionar la opción de Hojas de cálculo de Google se nos mostrará un listado de las hojas de cálculo que tenemos en nuestra cuenta de Google, las que hayan compartido con nosotros, añadir por url (para datos externos), etc. Como la hemos creado nosotros, pues la veremos en el listado, asi que seleccionamos la hoja, dejamos las opciones por defecto que nos salen y le damos al botón de conectar, arriba a la derecha.
Tras esto, nos saldrá un listado de columnas. Aquí de primeras tendríamos que verificar que los tipos de datos son correctos. Es decir, que las fechas son fechas, que los número son números, etc. En este caso, Google Data Studio los ha detectado bien. Así que, ya estaría todo correcto. Arribas tenemos un botón directo para «Crear Informe». Eso es lo que hacemos y pasamos al siguiente paso.
Creando un informe en Data Studio
Aquí tenemos la página de Data Studio. Tenemos muchas opciones, pero las que usaremos en estos momentos son solo dos. Añadir un gráfico. Y Añadir un control. La primera nos servirá para mostrar información. Y los controles para filtrarlos.
También vemos un lienzo en blanco, que es donde iremos añadiendo filtros y controles. Vemos que tenemos dos opciones «Diseño con formato libre» y «Diseño adaptable». El segundo es si queremos visualizar los informes desde el móvil. Si solo veremos los datos desde un ordenador de escritorio, la opción de «Diseño con formato libre» es más sencilla de usar. La dejamos seleccionada.
Además, pulsando en «Informe sin título» podemos cambiar el título del informe.
Pues vamos a empezar. De primeras, vamos añadir unos cuantos totales. Para ver el total facturado, el IVA repercutido y el sumatorio de las bases imponibles.
Vamos paso a paso. Le damos a «Añadir un gráfico». Nos saldrá un buen listado de opciones, en nuestro caso seleccionamos el de «Cuadros de resultados», «Total»
Este gráfico nos mostrará por defecto el total de líneas de datos. Nosotros queremos ver el sumatorio de otro de los valores. Pues entonces nos vamos a las propiedades del cuadro y donde pone «Campo principal» veremos que por defecto pone «Record count». Pulsamos ahí y seleccionamos «Base».
Y ahora haré lo mismo para IVA y Total. El lienzo quedará similar a esto:
Métricas por dimensiones
Lo siguiente que nos interesa es ver nuestra facturación por clientes. Para eso añadiremos una tabla, que es la primera opción que nos salía al añadir un gráfico. Hay tres opciones, cualquiera nos vale, pero a mi me gusta más la segunda, tabla con barras.
El proceso es parecido, pero en esta caso ya no tenemos una única variable, sino dos. Queremos el sumatorio de las cantidades facturadas por cada cliente.
Para hacer esto, tenemos que tocar las propiedades del gráfico. Tenemos que elegir la dimensión por la cual vamos a agrupar y la métrica que vamos a usar. En nuestro caso, la dimensión será los clientes y la métrica la base imponible. Haciendo esos cambios, así nos quedará la gráfica:
Te dejo a ti añadir un segundo gráfico de barras, donde se vean los ingresos por meses. Aquí tienes que tener en cuenta que el gráfico por defecto hará una ordenación por la métrica usada. Es decir, que no se nos mostrará los meses en orden, sino que se ordenarán desde el mes con más facturación al que menos. Para cambiar esto, tenemos que cambiar la opción «Ordenar» en las propiedades de la tabla
Un detalle interesante, es que si pulsas sobre algunos de los clientes, se activará un filtro relacionado con dicho cliente. Por ejemplo, si en mi panel pulso sobre «Editorial Punto», se mostrarán los totales y los ingresos por mes solo para ese cliente. Y de la misma forma, si pulso sobre un mes, se mostrarán solo los ingresos de dicho mes.
Una vez hecho esto, vamos a añadir un último ajuste. Y es añadir un filtro por trimestre.
Filtros en Data Studio
Con las tablas de datos que hemos añadido ya podemos filtrar por cliente y por meses. Pero siendo un panel de facturación nos vendría bien tener también un filtro por trimestre. Para ello usaremos la opción de «Añadir un control» y seleccionamos el primero que aparece, «Lista desplegable»
Como queremos filtrar por Trimestre, pues en «Campo de control» seleccionamos «Trimestre». Y ya estaría, con esto ya tenemos nuestro filtro por trimestre.
Y con esto tenemos un filtro funcional y bastante avanzado, pues no solo permite filtrar por un Trimestre, sino por una combinación de varios, por si queremos ver los datos por semestres. Al seleccionar un trimestre, el resto de datos se actualizarán en consecuencia
Toques finales y más opciones
Pues con esto, cerramos por hoy. Pero antes, unos detalles finales. La primera, ¿cómo compartir este panel? Tal y como esta ahora, solo nosotros tendremos acceso al mismo. Si queremos darle acceso a otra persona, arriba tenemos una opción de «compartir», donde podremos dar acceso al informe a otras personas. También tenemos la opción de descargar un PDF con el estado actual del mismo.
Ojo, al dar acceso a otro usuario, podemos indicar si solo queremos que pueda ver los datos (Modo visualización) o si queremos que además también pueda editar el informe. Según nuestras necesidades, podemos hacer una cosa u otra.
Otro punto que no he comentado son las opciones de diseño. Si vemos la pestaña de «Propiedades», tenemos ahí las opciones de «Estilo», donde podemos cambiar fuentes, colores, etc. También podemos añadir imágenes, textos libres, etc. Si vamos a crear un informe para uso personal, puede no ser necesario, pero si es un informe para una empresa, seguramente tengamos que tocar estas opciones para adecuarlo a la imagen corporativa de la misma.
Y eso es todo. Espero que este artículo os haya servido de ayuda y hayáis aprendido a crear vuestros informes con Google Data Studio.
