Hace unas semanas descubrí el método de retrospectivas KALM. Se trata de una técnica para que grupos de trabajo analicen la evolución de un proyecto.
He pensado que sería interesante aplicar este método a mi propia evolución como programador autónomo, ver donde estoy, hacía donde quiero ir y hacía donde no. Pero antes de hacerlo, ¿en que consisten las retrospectivas KALM?
¿Cómo funcionan las retrospectivas KALM?
La palabra KALM es un acrónimo de: Keep Add Less More. Se trata de analizar que cosas quieres seguir haciendo (Keep), que deberías empezar a hacer (Add), cuales deberías hacer menos (Less) y cuales deberías hacer más (More)
Si quieres hacer una retrospectiva KALM aplicándola a un grupo de trabajo, el procedimiento sería usar algún tipo de pizarra y en ella poner las cuatro columnas: Keep, Add, Less, More.
Tormenta de ideas
El proceso se realiza columna por columna. Se da tiempo para que cada miembro del equipo piense y apunte en secreto las cosas que crea que haya que mantener (Keep), hacer más (More), hacer menos (Less) y empezar a hacer (Add). Fíjate que el orden es distinto al del acrónimo, porque en este orden indicado las ideas suelen surgir mejor.
Las ideas se apuntan en la columna correspondiente y se pasa a la siguiente. Antes de continuar se revisan, por si alguien del grupo no las tiene claro. En esta fase no hay que preocuparse de momento por la viabilidad de las ideas. Es una tormenta de ideas.
Un ejemplo. Eres parte de un grupo de programadores que están desarrollando un videojuego en su horario fuera del trabajo, cada uno desde su casa. Una posible idea para “Add” podría ser “alquilar una oficina para trabajar juntos”. Seguramente no sea viable, pero eso de momento no importa. ¿Sería deseable? Puede. Pues se apunta.
En esta primera fase de revisión las ideas parecidas se pueden matizar o juntar. Por ejemplo, si una persona ha propuesto “Alquilar una oficina para trabajar juntos” y otro ha dicho “Trabajar juntos de forma presencial”, en el fondo es la misma idea. Las unimos en una sola
Votación y filtrado de ideas
Ahora se da a cada participante la posibilidad de votar a una o varias de las propuestas. ¿Cuantas? Pues esto es variable, pero una buena idea suele ser dar tantos votos como la cuarta parte de las ideas apuntadas.
Con esto filtraremos las ideas que hayamos considerado más prioritarias. Y ahora pasamos a la pase de acciones. Porque la idea es votar a aquellos puntos sobre los que pensemos que hay algo que hacer al respecto. Debido a esto, suele ocurrir que las ideas de la comuna Keep no reciban votos, pues son cosas que consideramos que ya están bien como están.
Ojo, esto no quiere decir que las cosas que no se hayan votado no sean importantes, pero el tiempo y los recursos son los que son, así que tenemos que centrarnos en las *más* importantes.
Acciones
Ahora toca discutir sobre las ideas elegidas. Para ello creamos nuevas columnas, donde esta vez iremos apuntado acciones. Por ejemplo, si hemos decidido que “Trabajar juntos de forma presencial es prioritario” se pueden proponer como acciones establecer un día en la semana para quedar todos en casa de alguien de forma rotativa, mantener reuniones presenciales en una cafetería cada dos días, etc.
Es decir, en la primera parte hemos localizado aquellas cosas que queremos cambiar, ahora tenemos que decidir que acciones realizar para que esos cambios ocurran. Aquí si es importante que estas acciones sean viables. Deben ser cosas que podamos hacer.
Siguiendo con el ejemplo del proyecto realizado en horario fuera del trabajo. Si hemos decidido que es importante trabajar juntos en un mismo sitio, la acción “Poner 200€ cada uno para alquilar una oficina y trabajar juntos de lunes a viernes de 20h a 22h” no es viable. Es mejor una acción que si sea viable de realizar. “Reunirnos en persona cada viernes por la tarde para hablar sobre el proyecto” parece una acción mucho más realista.
¿Y una vez que cada uno haya propuesto sus acciones? Pues lo mismo que antes. Se vota y nos quedamos con las acciones que se consideren más importantes. Y nos comprometemos a ejecutar dichas acciones en adelante.
La utilidad de las retrospectivas KALM
Como puedes ver, este método nos permite hacer reuniones de seguimiento de forma sencilla y, lo más importante, centrándonos en buscar acciones concretas y no perdernos en divagaciones.
Es útil temporizar estas reuniones. Marcar una duración máxima de la reunión y de cada paso. Suele ser buena idea poner un tiempo límite en cada uno de los pasos. Por ejemplo, marcar cinco minutos para cada tormenta de ideas.
Ten en cuenta que muchos de los pasos se realizan de forma individual. Cada uno va apuntando sus ideas o votando en secreto y después se comparten. Esto nos evita que empecemos a discutir desde un primer momento.
Recuerda que en cada paso debemos ceñirnos a lo que corresponde. Es decir, si alguien propone una idea que no es muy buena, no discutamos sobre su viabilidad durante la fase de exposición. Si la idea no convence al resto del grupo, los votos la descartaran como no elegible
Al final se trata de filtrar aquellos puntos de verdad importantes, no perder tiempo en discusiones eternas y acabar con acciones ejecutables reales.
Herramientas para ejecutar KALM
Vale, te han convencido esto de las retrospectivas KALM y quieres hacer una con tu equipo de trabajo. ¿Qué necesitas? Pues en principio se pueden hacer con una pizarra blanca y con papel y lápiz, pero hay herramientas online para hacerlas de forma más cómoda.
Una de ellas sería el extendido Google Docs. Usamos una tabla de hoja de cálculo y vamos poniendo en cada columna las ideas y ya está. Fácil y rápido.
Si usamos herramientas de gestión de proyectos como Trello podríamos crear un tablero para realizar nuestras retrospectivas KALM. Hacerlo así sería recomendable si ya usamos Trello para gestionar nuestros proyectos, por lo que podríamos hacer una revisión del estado y una retrospectiva usando una misma herramienta.
Y por supuesto, también tenemos herramientas específicas para KALM. EasyRetro es una de ellas. Es bastante sencilla de usar y posiblemente sea la mejor opción de las tres indicadas.
Y eso es todo. Ahora haré mi propia retrospectiva personal de cara a optimizar mi 2020 laboral.